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Das CMS ‚Magnolia’ erlaubt neben der Verwaltung der Website auch das Management von Dokumenten in einem zentralen Repository. In der Redaktion einer Website werden alle Medien-Dateien (Bilder, Videos, Download-Dateien,...) als solche Dokumente im Repository abgelegt.

Die Arbeit mit Dokumenten im DMS erfolgt analog zur Arbeit mit Datein im Filesystem auf einem PC. Die Organisation der Dateien erfolgt in einer Verzeichnisstruktur. Verzeichnisse können beliebig angelegt, verschoben, (um-)benannt oder auch gelöscht werden (Vorsicht, nicht reversibel). Die Ablage und die Bearbeitung der Dateien erfolgen jedoch nicht direkt. Dateien im DMS müssen hochgeladen werden, wenn sie im DMS gespeichert werden sollen. Zu Bearbeitung muss eine Datei aus dem DMS zunächst heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Diese lokal gespeicherte Datei kann dann lokal modifiziert werden. Nach Abschluss der Berarbeitung ist ein erneutes Hochladen an dieselbe Stelle im DMS erforderlich. Es wird dabei automatisch eine neue Version der Datei angelegt.

Im Unterschied zum bekannten Verhalten unter Windows ist im Repository neben der Position in der Hierarchie auch die Position innerhalb eines Verzeichnisses relevant. Diese Position kann manuell durch Verschieben eingestellt werden. Sie ist bei der Darstellung von Listen bzw. beim Aufbau von Webseiten sowie bei der Darstellung von Suchergebnissen relevant und legt die Reihenfolge in der Ansicht fest.

Durch einen Mausklick kann eine einzelne Zeile in der Ansicht markiert werden. Dies ist sowohl für Verzeichnisse als auch für Dateien möglich. Die Selektion eines Objektes ist notwendig, um die Aktionen der Befehlsleiste an der Unterkante der Baumdarstellung anwenden zu können.

Dokumentenbaum - Bilddatei
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Dokumentenbaum - Bilddatei

Ein Klick auf die Schaltfläche wendet die angegebene Aktion auf das im Baum selektierte Objekt an.

Alternativ kann mit einem Rechtsklick auf ein Element in der Baumdarstellung das Kontextmenü zu diesem Objekt aufgeblendet werden. Das Kontextmenü enthält neben den gleichen Aktionen wie die Befehlsleiste eine zusätzliche Aktionen, die nur über dieses Menü ausgewählt werden können. Zu diesen Aktionen zählen insbesondere der Wechsel in die Versionshistorie und die Im- und Export-Funktionen für die Inhalte des Repositories.

Suchfunktion

Um Dokumente im DMS effektiv zu finden, kann statt der Baumansicht auch die Suchfunktion genutzt werden. Um eine Suche zu starten, genügt es, im Sucheingabefeld in der Befehlszeile unter der Baumdarstellung einen Suchbegriff einzugeben und mit <Enter> die Suche zu starten.
Für die Anzeige der Suchergebnisse wird in die Such-Ansicht gewechselt. Diese Ansicht kann über die Browser-Navigation und durch Auswahl eines Menüpunktes in der linken Menüleiste wieder verlassen werden. Die Suchfunktion ignoriert die Groß-/Kleinschreibung der Suchbegriffe.

Mit Auswahl der Funktion <In der Navigation zeigen> wird ebenfalls wieder in die Baumdarstel-lung gewechselt und zugleich das ausgewählte Objekt im Baum eingeblendet und selektiert.

Die Such-Ansicht hat eine eigene Befehlszeile und ein eigenes Kontextmenü die beide identische Funktionen anbieten.

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Gestaltung - Tobias Müller

Realisierung - IST GmbH Dresden